こんにちは、吉泉 晶です。

今日は「報告・連絡・相談ではミスコミュニケーション。確認は必須だ！」というテーマでお話しします。

仕事でも日常生活でも、報告・連絡・相談、いわゆる「ホウ・レン・ソウ」が大事だと言われます。

しかし、それだけではミスコミュニケーションの落とし穴にハマることがあるんです。

実は、そこにもう一つ重要な要素が欠けています。それが「確認」です！

今回は、なぜ確認が必要なのか、そしてどうすればチームや組織で確実なコミュニケーションを築けるのかを掘り下げていきましょう。

報告・連絡・相談だけでは不十分な理由

ホウ・レン・ソウ、これはビジネスにおいて長年重視されてきたコミュニケーションの基本です。

上司への報告、チームメンバーへの連絡、そして困った時の相談。

この3つが機能すれば、チーム内の情報共有がスムーズに進むはずです。

ですが、ここには重大な欠点が潜んでいます。それは、「伝えたつもり」になってしまうことが多いということです。

例えば、あなたが上司に「報告」したとしても、上司がその内容を正しく理解しているかどうか、確認せずに「伝えたから終わり」と考えてしまうことはありませんか？

同様に、チームメンバーに「連絡」した内容も、相手がその意図を誤解していれば、期待通りの行動を取ってもらえません。

ここで生じるのがミスコミュニケーションです。

報告・連絡・相談が一方通行になり、相手が理解しているかどうかの確認がないまま進むと、後々トラブルや誤解が生じてしまう。

これが、多くの問題の原因です。

確認がなければ、誤解が生まれる

「伝えたつもり」ほど危険なものはありません。

多くのミスコミュニケーションは、実際に言葉が交わされたにもかかわらず、双方が同じ認識を持っていないことから発生します。

つまり、報告や連絡をしたとしても、それが相手に正しく伝わっているとは限らないのです。

たとえば、上司に「進捗は順調です」と報告した場合、あなたが「順調」と考えている基準と、上司が期待している「順調」が異なるかもしれません。

その結果、プロジェクトが遅れていると判断されたり、期待していた成果が得られないということが起こるのです。

確認を怠ると、相手の理解度や認識が曖昧なまま進んでしまいます。

これがミスコミュニケーションの原因であり、チームやプロジェクトに大きな影響を与えるリスクです。

確認の一言でミスを防ぐ

では、どうすればいいのか？それは、非常にシンプルです。

「確認」を徹底することです。報告・連絡・相談の後に、必ず相手が正しく理解しているかを確認するプロセスを取り入れるだけで、誤解やトラブルを防ぐことができます。

具体的には、次のような確認が効果的です。

1. 理解の確認
   「今の報告内容で理解いただけましたか？」、「何か不明点はありますか？」といった確認をするだけで、相手が自分の話を正確に理解しているか確認できます。
   この一言があるかないかで、後の結果が大きく変わります。
2. フィードバックの確認
   「このプロジェクトについて、どの部分が問題だと思いますか？」など、相手の理解を再度聞くことで、誤解がないか確かめられます。
   報告だけでなく、相手からのフィードバックを引き出すことで、双方向のコミュニケーションが成立するのです。
3. 次のアクションの確認
   「次に何をすればいいのか確認させてください」など、相手が行動に移すべき具体的な内容をしっかり確認することも重要です。
   これにより、次に取るべき行動を共有でき、計画がスムーズに進みます。

 

このような確認をしっかり行うことで、相手が誤解していないかをその場で確かめることができます。

報告・連絡・相談をした後に、「確認」を行うことで、ミスコミュニケーションのリスクを大幅に減らすことができるんです。

確認の重要性をチームに浸透させる

確認の重要性を理解していても、個人のレベルだけでなく、チーム全体にこの意識を浸透させることが求められます。

チーム内での情報伝達がスムーズで、誤解やミスが少ない組織ほど、生産性が高く、トラブルが少ないのです。

次のステップで、確認の文化をチームに根付かせましょう：

1. 確認をルール化する
   チーム内での報告・連絡・相談の後に、必ず確認を行うことをルールとして定めることが有効です。
   プロジェクトの進捗報告の場や、ミーティングの中でも、確認のプロセスを取り入れることで、ミスコミュニケーションを未然に防ぎます。
2. リーダーシップを発揮する
   リーダーが率先して確認を行い、チーム全体にその重要性を示すことが必要です。
   リーダーが確認を徹底することで、メンバーも「自分も確認しなければならない」という意識が芽生え、チーム全体に浸透していきます。
3. 誤解が生じた場合のフォローアップ
   確認ができなかった結果、誤解が生じた場合には、すぐにフォローアップすることが重要です。
   チームメンバー全員が「確認を忘れると問題が起きる」という認識を持ち、次回から確認を徹底するように意識が変わっていくはずです。

まとめ：確認が信頼を築き、ミスを防ぐ

「報告・連絡・相談ではミスコミュニケーション。

確認は必須だ！」というテーマでお話しましたが、報告や連絡をしても、それが相手に正しく伝わっていなければ意味がありません。

確認を加えることで、誤解を防ぎ、正しい理解を共有することができます。

確認は、ただの一手間ではなく、コミュニケーションの質を劇的に向上させる強力な手段です。

これにより、チームの信頼関係が深まり、よりスムーズに仕事を進めることができるでしょう。

チーム全体に確認の文化を根付かせ、より良いコミュニケーションを実現していきましょう。

それでは、また次回、チームをさらに強くするためのお話でお会いしましょう！

 

 

 

食パン勝ってきてぇ～

の確認不足が、喧嘩のもと！